Кадровые процессы в госучреждениях переводят в цифровой формат

Правила определяют порядок ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.

При этом документ не распространяется на:

государственные учреждения, являющиеся государственными органами, имеющими иные цифровые кадровые системы; государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора, находящиеся в ведении специальных государственных органов, министерства обороны РК и его ведомства; юридические лица, акционером (участником, доверительным управляющим) которых является Нацбанк.

Помимо этого, действие правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты.

Основными задачами системы являются:

автоматизация кадровых процессов в организациях; обеспечение прозрачности ведения кадровых процессов в организациях; выявление возможных кадровых дисбалансов, нарушений трудового законодательства РК в организациях; централизация и унификация кадровых процессов в организациях с учётом специфики их деятельности; формирование объективной кадровой ситуации по организациям; повышение эффективности деятельности организаций.

Организации вносят в систему данные о работнике, об ИИН супруги и близких родственников работника, являющихся гражданами РК, а также при наличии данные о БИН организаций (ИИН индивидуальных предпринимателей), в которых работник ранее осуществлял трудовую деятельность, и иные сведения, связанные с приёмом работника, осуществлением трудовой деятельности и прекращением трудовых отношений.

Начиная с 1 января 2027 года при отсутствии возможности у работника представить указанные данные работодатель сможет получить их из цифровых систем в целях выявления конфликта интересов.

Система используется исключительно в служебных целях.

Организации ведут все кадровые процессы в системе «Единая кадровая система» (ЕКС).

Организации должны обеспечивать достоверность, полноту и актуальность кадровых сведений. В системе будут оформляться и учитываться процессы, связанные с приёмом на работу, трудовой деятельностью, перемещением, поощрением, дисциплинарной ответственностью и прекращением трудовых отношений.

Электронные документы, формируемые в рамках кадровых процессов, подлежат хранению, архивированию и уничтожению в порядке и в сроки, установленные законодательством РК, с обеспечением их юридической значимости, сохранности и возможности последующего подтверждения подлинности.

Приказ вводится в действие с 1 сентября, за исключением норм, которые вводятся с 1 января 2027 года.